Met de Webviewer wordt er sneller en efficiënter gewerkt

Sinds oktober 2015 ondersteunt PeoplePower bij het tekeningbeheer voor de Universiteit Utrecht (UU). Wat begon als een pilot, is binnen twee jaar uitgegroeid tot een veel grotere rol. In 2017 won PeoplePower namelijk een Europese aanbesteding om voor een aantal jaar het tekeningbeheer, het tekenwerk en advies op deze gebieden, voor de universiteit te verzorgen. Ook wordt er gebruikt gemaakt van de Webviewer. Jasper Garssen, afdelingshoofd Gebouwinformatiemanagement: ‘Binnen de hele organisatie krijgen we veel positieve reacties over de Webviewer.’

Maatwerken en ondersteuning op meerdere vlakken

PeoplePower verzorgt het tekenwerk conform de eisen van UU, voor alle disciplines (bouwkundig, facilitair, veiligheid, elektra, werktuigbouwkunde en terreinen). In overleg met de opdrachtgever is ervoor gekozen om zowel op het eigen kantoor als op locatie bij UU te werken. De tekenaars van PeoplePower ondersteunen de medewerkers van team Gebouwinformatiemanagement ook in andere werkzaamheden, zoals archiveren, ruimteregistratie en informatievoorziening. ’Dit werkt heel goed. Het zorgt voor een snelle afhandeling.’ 

Sneller en efficiënter werken met de Webviewer

Waar eerder al het beheer in eigen handen was, is dat nu overgedragen aan PeoplePower. ‘Er werd toen naar een archivaris toegestapt en gevraagd of hij/zij bepaalde tekeningen had. Dat kostte tijd.’ Een logische vervolgstap was dan ook om alle tekeningen over te zetten in de online tool van de Webviewer. ‘Via deze tool kunnen medewerkers er zelf bij en dat werkt veel sneller. De Webviewer is namelijk altijd en overal toegankelijk, ook als de archivaris er niet is.’ Het succes van de Webviewer bleek al snel. PeoplePower en UU kunnen het gebruik ervan namelijk loggen. Het eerste kwartaal waarin de Webviewer draaide, stond de universiteit op nummer twee van klanten die de Webviewer het meest gebruiken. 

Jasper: Bij ons valt er onderscheid te maken tussen statische stukken en dynamische stukken. De dynamische stukken zijn bijvoorbeeld de schema’s van verdeelinrichtingen. Dit zijn tekeningen die gewoon actueel moeten zijn en die vaak gewijzigd worden. Daar moeten we makkelijk bij kunnen. Daarom hebben wij deze stukken allemaal op de Webviewer gezet.’ Gebruikers krijgen geautoriseerd toegang en bestanden zijn, onafhankelijk van het gebruikte apparaat, browser of software, in te zien.

Een toekomt waarin alles 24/7 beschikbaar is

‘De statische stukken zijn meer documenten en worden niet zo vaak gewijzigd. Een voorbeeld daarvan is een constructiestuk. Die hebben we hier nog lokaal staan. Een medewerker van PeoplePower ondersteunt ons daarbij. Deze stukken zorgen voor een hoeveelheid aan informatie, die wij uiteindelijk wel allemaal in de Webviewer willen hebben. We hopen in de toekomst hier het hele archief op te hebben staan. Dan is alles 24/7 beschikbaar.’