Up-to-date tekeningen van groot belang in het onderwijs

De afdeling Vastgoed Management van de Universiteit van Amsterdam is blij met het inmeetwerk van PeoplePower volgens NEN2580 en het tekenwerk volgens het CAD-procedureboek. Bijna alle tekeningen van de 80 panden met een totale oppervlakte van 420.000 m2 staan nu in de PeoplePower Webviewer. Hoe dat proces precies verlopen is, vertellen Gerben Smit, hoofd Huisvesting Facility Services van de UvA en Charles Boll van de afdeling Vastgoed Management.

Hij keurde het plan van aanpak van de afdeling Vastgoedmangement goed voor het documenten- en tekeningenbeheer, Webviewer en CAD-procedureboek. De UvA heeft ervoor gekozen om alle nieuwbouw, renovatie en recent opgeleverde panden te tekenen volgens het CAD-procedureboek, in te meten conform de NEN2580 en te voorzien van polylijnen (BVO, VVO en NO). De praktische uitvoering van deze ruimtebeheer onderdelen is uitbesteed aan PeoplePower. Ook voert PeoplePower de revisies uit die hiervoor nodig zijn.

Letten op elke vierkante meter

Charles Boll van de afdeling Vastgoed Management, onderdeel van Facility Services, maakt deel uit van team Vastgoedmanagement. “Het ruimtebeheer is een gedelegeerde taak, opdrachtgever is Concern Control Vastgoed. Wij registreren welke interne en externe huurder, faculteit of dienst gebruik maakt van welke ruimten. Ruimtegebruik wordt op alle niveaus bijgehouden, de informatie wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering en doorbelasting van het ruimtegebruik. Doorberekenen is geen natte vingerwerk meer, dus wordt er op elke vierkante meter gelet.”

Tekeningen voor kostendoorbelasting

“Alle ruimtegerelateerde gegevens staan in een database, het FMIS-programma Planon. De UvA heeft ervoor gekozen dat de dwg’s leidend zijn voor de bepaling van de oppervlaktematen. Deze gegevens komen uit de gebouwtekeningen van PeoplePower, die in overeenstemming zijn gebracht met het UVA CAD-procedure boek en voorzien zijn van polylijnen. Up-to-date tekeningen zijn dus van groot belang. Ze zijn de basis van ons systeem om vierkante meters door te belasten”, weet Charles.

Gebouwen- en archiefbeheer

“De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer van de UvA. Speerpunten van de DIV zijn dat de data volgens bestaande wetten en voorschriften gearchiveerd en via een goede structuur beter toegankelijk gemaakt moeten worden. Voor het ruimtebeheer betekent dit de toepassing van NEN2580 en het opzetten van een goed tekeningsysteem conform de Planon gebouwenstructuur.” Om dit te realiseren heeft UvA PeoplePower ingeschakeld om alle nieuwe en gerenoveerde panden in te laten meten volgens NEN 2580. De tekeningen moeten worden opgeleverd conform het CAD-procedureboek. Charles: “In het aanbestedingstraject viel PeoplePower op met een goede prijs-kwaliteitverhouding. Die kwaliteit heeft zich bewezen en ook de prijs blijft bij iedere klus scherp.”

Verder in ruimtebeheer

“Inmiddels is er 88.000 m² op orde gebracht en ingemeten. Alle tekeningen komen netjes ingericht in een lagenstructuur in de PeoplePower Webviewer te staan. Daarnaast zit er informatie van de gebruikers in de tekening. Deze informatie zet PeoplePower in vlekkenplannen en wordt gebruikt voor het vullen van Planon. Zo kunnen we heel snel zien welke ruimten er voor onderwijs zijn en welke voor onderzoek. Deze vlekkenplannen sluiten aan bij UvAdata, het online managementinformatiesysteem van de UvA”, aldus Charles.

Toegankelijkheid van Webviewer

“PeoplePower denkt met ons mee en brengt ons een stap verder in het ruimtebeheer. De Webviewer is platformonafhankelijk, alle soorten documenten staan nu overzichtelijk op één punt. Naast tekeningen hebben we er bijvoorbeeld ook vergunningen en foto’s in staan. Op iedere denkbare plek kunnen we de Webviewer openen. Toegankelijkheid was een probleem voor de UvA. Dankzij de Webviewer is dit nu opgelost. PeoplePower biedt ons de oplossing om alle gebouwtekeningen en bijbehorende documenten gestructureerd neer te zetten en toegankelijk te maken voor iedereen die iets met deze gebouwen te maken heeft.”

Gecontroleerde toegang

“PeoplePower heeft de Webviewer volgens onze bekende mapstructuur ingericht. Alle tekeningen staan er in en zijn makkelijk te downloaden. De autorisatie is in te stellen met de Webviewer en in overleg bepalen we wie bij welke tekeningen (pdf, dwg, ontruimingsplattegronden, vergunningen) mag.” De UvA is tevreden met PeoplePower. Charles Boll: “Ik zou PeoplePower zeker aanraden bij andere onderwijsinstellingen!”

Over de Universiteit van Amsterdam

De oudste collegezaal van Amsterdam bevindt zich in de Agnietenkapel. Hierin vonden de colleges plaats van het Athenaeum Illustre, de voorloper van de UvA, opgericht in 1632. De Universiteit van Amsterdam nu is een internationaal vooraanstaande universiteit gevestigd in 80 panden verspreid over het centrum van Amsterdam. Dit is een bonte verzameling van oude en moderne gebouwen. Je vindt de juridische opleidingen in een van de oudste gebouwen van de UvA: de Oudemanhuispoort. Ook zijn er veel studentenvoorzieningen in het centrum, zoals de Universiteitsbibliotheek, het Service & Informatiecentrum en het Atrium.